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PDF電子表格的運用特性與優勢

2019/05/02 来源:普陀信息港

导读

電子表格是PDF技術的重要應用領域之一,PDF格式的電子表格應用,與Word、Excel和HTML頁表格不同,其填表體驗、便捷性、嚴肅美觀以

電子表格是PDF技術的重要應用領域之一,PDF格式的電子表格應用,與Word、Excel和HTML頁表格不同,其填表體驗、便捷性、嚴肅美觀以及特有的數據交互等應用優勢更加突出,因此PDF電子表單被稱為智能表單,特別適用于面向社會公共服務的表格填報業務,如政府公共事業的上審批、金融、通訊服務業等營業廳表格以及行業問卷調查、數據收集等業務。

以下说明PDF表格运用的六大特性与优点:

(一)版式美观、严肃,与纸质表格一样视觉,在任何应用环境下均保持表格的一致性

PDF电子表格在屏幕显示出来的效果和打印出来是完全一致的,因此用户在填写电子表格的时候更像是在纸质表格上填写,只要用户会填写纸质表格也就会填写PDF电子表格,使用起来更容易上手。

下图是DHL(敦豪快递)精心制作的《DHL运单》PDF表格,表格设计美观,色调和谐。

由于PDF电子表格的版式特点,它可以精彩出现制表人苛刻的版式要求,出现出的效果,并且PDF电子表格支持图像和字体内嵌,这个特性使得制作出的表格无论在什么系统环境下都能忠实原稿,真实的表达出制表人的意愿。

下图是《中华人民共和国签证申请表》,蓝色高亮区域是表格的填写区域,需要填写的内容可以在这里填入,并且可以修改。而没有被高亮的表格自身的格式内容是不会被修改的,这就避免了填写人的误操作致使表格本身内容被修改,保证了表格的严肃性。

(二)PDF电子表格的填写支持交互界面

这是PDF表格的一大亮点,制表人无需学会复杂的编程语言,经过简单的培训学习,就可以制作出带交互界面的复杂电子表格。PDF电子表格支持各种交互控件,有了这些交互控件的帮助,制作出来的表格填写起来更加方便快捷。

如下图表格的性别项,填表人只需要点选男M或者女F性别项,PDF表格就会自动在对应的选项前打X,免除键入文字的操作。

再如,下图表格中出身年月这个日期选项,表格可以调出时间控件。

PDF表单可自动检测内容填写的正确性,以下表格,在件数的填表区域要求填入阿拉伯数字,如果用户误填了别的内容,那么表格会弹出提示框提示用户输入有误。

PDF表单的智能特性还表现在:可对表格填写的完整性进行检查。如下这个表格,还未填写完整,如果点击了发送提交按钮,则交互表单会提示填表人某必填项还未填写完整,完全避免了表格被毛病提交的几率,也减负了对错误提交的人工审核。

(三)表格内容可以很方便导入导出,特别适用于数据收集与统计分析等用处

PDF表格和填入内容可以很方便的分离和合并。这样带来的好处是填表人在填写好表格后,可以很方便的将填入内容导出成一个内容文件(*.fdf)或直接将填入内容以邮件的方式发送给数据收集者,减少了络数据的传输量。

导入表格内容到PDF电子表格还支持多次合并导入,这样一份较大的PDF电子表格就可以支持多人分别填写表格的不同部份,终究合并成一份共同的填写结果。因为xfdf文件格式是通用标准XML数据格式,所以收集表格数据的机构和组织可以很方便的解析利用。

PDF标准中规范了PDF阅读器可以支持的4种数据交互提交方式:

1. 电子邮箱地址方式:阅读器把表格数据以邮件附件情势发送到指定的邮箱地址。

2. FTP地址方式:阅读器把表格数据上传到指定的FTP服务器。

3. HTTP地址:阅读器把表格数据投递到表单中心的web服务器。

4. 本地文件:阅读器把表格数据保存为一个指定文件。

(四)支持填写和离线填写

PDF电子表格支持填写,或下载表格,通过PDF阅读器(如Adobe Reader、福昕阅读器Foxit Reader)填写完成后提交给服务器。

Foxit基于HTTP地址提交方式,研发建成PDF电子表单服务平台,制表人只需要把一份制作好的PDF表格上传到表单中心,表单中心就会在后台自动将PDF表单转换成HTML表单或者提供一份可以离线填写的PDF表格,填表人可以选择登陆到一个指定页面中填写并提交内容,或下载PDF电子表格进行离线填写。填写好PDF表格后,点击提交表格即可将填写结果发送给表单中心。表单中心将自动统计处理提交内容。

福昕PDF电子表单服务平台

通过浏览器登录PDF电子表单服务平台填写表单

下载PDF表单,在福昕风腾PDF套件中填写并提交

后台对提交的表单的填写内容作汇总统计

(五)支持表格的动态扩展(动态表单)

PDF电子表格除了支持静态表格外,还能够支持可扩展的动态表格。有了这样的特性,用户在表格项不够的时候,只需点击增加按钮就可以增加新的一行表格,操作非常简单。这样的表格既保证了表格自身格式规范安全,又降低了对填表人的要求,确保表格不会由于误操作而损坏、变形。

以下就是可自动扩展表格的示意图,上图通过点击添加项目按钮后,下图栏位就自动增加了一行。

(六)拓展应用:支持电子签章,可以加密,并可添加安全权限

PDF电子表格继承了PDF的特性。填表人在完成表格填写后,还可以在签名区加盖自己的电子签章,签章后如果表格内容被修改,那么签章验证就无法通过,确保了填写内容的安全,也可以确认填写人的身份。

PDF表格也可以直接加密,填写完后取消文件的修改权限,这样表格内容就锁定了,诸如此类安全运用,还有很多。

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